如何控制参展成本

    当经济的不景气蔓延到展会的时候，如何尽量在不让参展效果缩水的情况下尽量减少参展成本，成为很多企业参展前需要重点考虑的问题。俗话说“鱼与熊掌不可兼得”，削减展会预算是一件两难的事情往往很多公司不能很好地把握什么项目该保留，什么可以削减。削减参展预算时首要原则是你想保留什么， 这不是一件容易的事情，因为如果作不好，最终的参展结果很可能是事倍功半，到头来“赔了夫人又折兵”。

　　对不同的公司和展会而言，决定削减哪一部分的预算是不同的，并没有一个统一的标准。当决定什么该保留，什么应该削减时，参展商往往就会陷入困境之中，某些项目是必须保留不可更改的，但是什么又是可以牺牲的呢？

　　比如，对某些公司来说，展会期间招待会是不可缺少的，对于建立和维系客户关系是必须的，因此，这些都不可削减。新闻发布会对某些公司是不需要的奢侈品，但是对另一些公司来说，使媒体不断地对公司的新产品和新服务保持关注是公司战略的重要组成部分。
　　
　　压缩无关大局的开销

　　无论是什么行业的企业以及企业的参展战略是什么，我们都可以从一些成熟的预算规律中总结出削减预算的重要规律。

　　１、尽量减少赠品的费用。如果不能确定对方是你的目标客户，或者是你的潜在目标客户，赠品的发放在这个时候就需要审慎了。“这个人可能不是我们的目标客户”，这样的想法在很多服装展会中都会不断出现在参展商的脑海里，据某服装品牌的展会负责人统计，近五年内公司参加的数十场展会中，花费的赠品费用总计已经超出了５位数，但是在此方面接受到的客户反馈却完全没有达到预想的效果。

　　即使没有参加那么多展会，也可以计算一下在赠品方面节约的费用：根据最近的一项调查，赠品是提高预算的典型开支，经常占到展会预算的８－１２％。有效地控制展会赠品开销，无疑是最能立竿见影的措施。

　　２、降低展位清洁服务的费用。在一些小的展位上，一般都是由展位上的员工做清洁工作。在一些大型展位上，尤其对于很多面积较大的特装展位，可能有专门的清洁工人来清扫垃圾或者废料。不过有经验的参展商就会要求清洁工人在展位刚搭建好的时候来打扫一次，而不是每天有专人打扫。因为过了第一天之后，展位的清洁工作往往就很少了。某些公司在清洁方面的费用一年平均每个展会可以节约数百元到数千元不等，这样的费用消减往往不会降低展位活动的水准。

　　３、不租用作点缀用的绿色植物以及盆景，可以节约数百至数千元。有的公司一年可以节约上万元的开销，但是展位也不会显得没有生气。
　　
　　好钢用在刀刃上
　　
　　不可削减的费用每一个老练的展会管理者都会有自己的经典原则，决定什么花销是必须的，参展商也可以从这些经验中学到更多。

　　１、保证工作的稳定性和连续性这是参展制胜的法宝。一位资深的服装经理人认为，参展商必须保证年复一年展会工作之间的关联性。如果不注重这个规律，工作将充满了不确定性。参展后跟踪客户将使你知道什么展会是高回报的，什么展会你可以不参加。如果参展商有一次没有追踪客户信息，那么下次可能要花几年的时间恢复这个信息并要多花成百上千的钱。

　　２、高水准的销售团队聚会是十分必要的。作为参展商一定要花时间面对客户，不能削减客户与管理层、关键销售人员以及市场人员的会面机会。贸易展会是一种有效的与客户沟通的方式。如果要送一位高层管理人员去客户所在的地方会面，平均每一次旅程大约需要花费数千元。而在展会上，一位管理人员可以会见２０－３０个重要客户，这一项就可节约１０几万元。在展会上公司高层与客户见面能够节约多少钱是很难估算的。想象一下，如果有１０位公司高层管理人员在展会上与１００位客户见面，将节约多少费用。这么估算一下，贸易展会是一个很便宜的与客户接洽的机会。

　　３、重点产品的展示推广费用不可少。重点产品信息的发布和宣传费用是不可缺少的，展会现场是发布产品信息的重要场所。当然，新闻媒体也能做到这一点，但是客户不能亲眼看到真实的产品，也不能亲身体验新产品。不是所有的展会都能做到让顾客对公司以及公司的产品有直观的认识，有经验的参展商会花一笔钱雇佣受过训练的专业人员，他们能够用最有效的方式展示公司的明星产品，用最少的时间获得最多的回馈，这笔预算是不可节约的。

　　４、殷勤招待客户。在展会上让你的客户高兴而来满意而去是参展的主要理由之一，所以殷勤招待客户的费用不可少。参展商也许需要为此举办一些酒会或者活动，用来加固与客户之间的联系。客户是我们参展的理由，也是我们做生意的理由。